Notas de débito y crédito entendiendo sus diferencias y funciones

En el mundo financiero y contable, las notas de débito y las notas de crédito juegan roles fundamentales, sin embargo, es importante entender que no son comprobantes de pago, más bien, son documentos regulados por el artículo 10 del Reglamento de Comprobantes de Pago.

Concepto de nota de crédito

Las notas de crédito son emitidas en varias circunstancias como anulaciones, descuentos, bonificaciones, devoluciones y otros conceptos similares. Se requiere que estos documentos contengan los mismos requisitos y características de los comprobantes de pago relacionados con los que se emiten. Solo pueden ser expedidas al mismo adquiriente o usuario con el fin de modificar comprobantes de pago emitidos previamente.

Los descuentos, estos solo pueden modificar los comprobantes de pago que dan derecho a crédito fiscal o crédito deducible, o que respaldan un gasto o costo para efectos tributarios. Si las operaciones se llevan a cabo con consumidores finales, los descuentos o bonificaciones deben constar en el mismo comprobante de pago.

Concepto de nota de débito

En circunstancias excepcionales, el adquirente o usuario puede emitir una nota de débito como documento que sustenta las penalidades impuestas debido a incumplimientos contractuales del proveedor, según consta en el respectivo contrato.

¿Cómo funcionan en la práctica las notas de crédito y débito?

En la práctica, las notas de crédito se utilizan para ajustar o corregir errores en una factura emitida previamente. Por ejemplo, si un producto se devuelve o se otorga un descuento después de que se haya emitido la factura, se emitirá una nota de crédito. Esencialmente, una nota de crédito reduce la cantidad que el cliente debe al proveedor.

Las notas de débito, en cambio, aumentan la cantidad que el cliente debe al proveedor. Se utilizan cuando el proveedor ha incurrido en costos adicionales después de emitir la factura original, como intereses por pagos atrasados.

En términos sencillos, la nota de crédito reduce la deuda del cliente, mientras que la nota de débito la aumenta. Aunque ambas notas son instrumentos vitales para el mantenimiento de una contabilidad precisa, cada una tiene un propósito y uso distintos.